Apa Itu Data Governance?

Data Governance adalah aturan dan proses untuk mengatur bagaimana data dibuat, disimpan, digunakan, dan dijaga dalam sebuah organisasi. Tujuannya adalah memastikan data tetap akurat, aman, mudah ditemukan, dan digunakan oleh pihak yang tepat.

Dalam perusahaan, data berasal dari banyak sumber. Misalnya, ada data pelanggan, transaksi, keuangan, karyawan, hingga data operasional. Tanpa aturan yang jelas, data tersebut bisa menjadi sulit dikelola.

Selain itu, setiap divisi mungkin memiliki cara berbeda dalam menyimpan data. Akibatnya, satu informasi dapat memiliki format atau nilai yang berbeda. Kondisi ini bisa membuat proses kerja menjadi lebih lambat.

Karena itu, Data Governance dibutuhkan untuk membuat aturan yang lebih jelas. Dengan begitu, perusahaan dapat mengelola data secara lebih teratur.

Kenapa Data Governance Penting bagi Perusahaan?

Data bukan hanya kumpulan angka atau informasi. Saat ini, data menjadi bagian penting dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan.

Namun, data yang banyak tidak selalu berarti data tersebut berguna. Jika datanya salah, tidak lengkap, atau sulit dipercaya, keputusan yang diambil juga dapat bermasalah.

Melalui Data Governance, perusahaan dapat menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas data. Selain itu, organisasi dapat membuat aturan tentang akses, kualitas, keamanan, dan penggunaan data.

Dengan demikian, data dapat menjadi aset yang lebih mudah digunakan oleh berbagai tim.

Manfaat Data Governance bagi Perusahaan

Penerapan Data Governance memberikan manfaat di berbagai bagian perusahaan. Berikut beberapa manfaat utamanya.

1. Meningkatkan Kualitas Data

Data yang digunakan perusahaan perlu memiliki kualitas yang baik. Informasi yang salah atau tidak lengkap dapat memengaruhi laporan dan analisis.

Karena itu, Data Governance membantu menetapkan standar untuk data. Tim dapat memiliki aturan yang sama saat memasukkan, memperbarui, dan memeriksa informasi.

2. Menjaga Keamanan Data

Tidak semua karyawan membutuhkan akses ke seluruh data perusahaan.

Dengan aturan akses yang jelas, perusahaan dapat menentukan siapa yang boleh melihat atau mengubah informasi tertentu. Hal ini membantu mengurangi risiko penggunaan data yang tidak sesuai.

3. Memudahkan Pengambilan Keputusan

Keputusan bisnis membutuhkan informasi yang dapat dipercaya. Jika setiap divisi memiliki angka yang berbeda, proses pengambilan keputusan bisa menjadi lebih sulit.

Data Governance membantu menyamakan definisi dan sumber data. Dengan begitu, laporan dari berbagai tim dapat lebih mudah dibandingkan.

4. Mengurangi Duplikasi Data

Satu pelanggan bisa saja tercatat beberapa kali dalam sistem yang berbeda. Kondisi ini dapat membuat data menjadi tidak rapi.

Melalui pengelolaan data yang baik, perusahaan dapat mengurangi data ganda. Selanjutnya, informasi yang digunakan menjadi lebih konsisten.

5. Membantu Kepatuhan

Perusahaan perlu memperhatikan aturan yang berkaitan dengan data. Hal ini semakin penting ketika organisasi mengelola data pelanggan, karyawan, atau informasi yang bersifat sensitif.

Data Governance membantu perusahaan membuat proses pengelolaan data yang lebih terstruktur. Dengan demikian, kebutuhan kepatuhan dapat lebih mudah dikelola.

Komponen Utama Data Governance

Data Governance bukan hanya soal membuat aturan. Ada beberapa bagian yang perlu berjalan bersama.

Data Policy

Data policy berisi aturan tentang bagaimana data harus digunakan dan dikelola. Kebijakan ini menjadi panduan bagi karyawan saat bekerja dengan data.

Data Ownership

Perusahaan perlu menentukan pihak yang bertanggung jawab atas jenis data tertentu. Pemilik data dapat membantu memastikan informasi tetap sesuai standar.

Data Quality

Kualitas data perlu diperiksa secara berkala. Beberapa aspek yang dapat diperhatikan adalah kelengkapan, ketepatan, konsistensi, dan kesesuaian data.

Data Security

Keamanan menjadi bagian penting dalam pengelolaan data. Perusahaan perlu mengatur akses dan perlindungan data berdasarkan kebutuhan.

Data Catalog

Data catalog membantu perusahaan mengetahui data apa yang tersedia dan di mana data tersebut berada. Dengan begitu, karyawan tidak perlu mencari informasi dari banyak sumber tanpa arah.

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Data Governance?

Data Governance bukan hanya tanggung jawab tim IT. Justru, penerapannya membutuhkan kerja sama dari berbagai bagian.

Tim IT dapat membantu dari sisi sistem dan keamanan. Sementara itu, tim bisnis memahami bagaimana data digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.

Selain itu, manajemen perlu memberikan arahan dan dukungan. Setiap divisi juga perlu mengikuti aturan yang sudah disepakati.

Karena itu, Data Governance sebaiknya dipandang sebagai tanggung jawab bersama.

Contoh Data Governance dalam Perusahaan

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki data pelanggan dari tim marketing, sales, dan customer service.

Marketing menyimpan nama pelanggan dengan format tertentu. Sales menggunakan format lain. Sementara itu, customer service memiliki data yang berbeda.

Akibatnya, satu pelanggan dapat muncul sebagai beberapa data yang berbeda.

Dengan Data Governance, perusahaan dapat membuat standar yang sama. Misalnya, nama pelanggan, nomor telepon, dan alamat menggunakan format tertentu.

Selanjutnya, perusahaan dapat menentukan siapa yang boleh menambah, mengubah, dan menghapus data. Hasilnya, informasi pelanggan menjadi lebih konsisten.

Data Governance dan Data Management, Apa Bedanya?

Keduanya sering dianggap sama. Padahal, Data Governance dan Data Management memiliki fokus yang berbeda.

Aspek	Data Governance	Data Management
Fokus	Aturan dan tanggung jawab data	Pengelolaan data secara teknis dan operasional
Tujuan	Memastikan data dikelola sesuai standar	Memastikan data dapat disimpan dan digunakan
Contoh	Kebijakan akses data	Penyimpanan dan pemrosesan data
Peran	Menentukan aturan	Menjalankan proses pengelolaan

Secara sederhana, Data Governance menentukan bagaimana data seharusnya dikelola. Sementara itu, Data Management menjalankan proses pengelolaan tersebut.

Keduanya saling berkaitan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu memperhatikan kedua aspek tersebut.

Tantangan dalam Menerapkan Data Governance

Penerapan Data Governance tidak selalu mudah. Salah satu tantangannya adalah kebiasaan kerja yang sudah berjalan lama.

Karyawan mungkin sudah terbiasa menyimpan data dengan cara masing-masing. Ketika aturan baru diterapkan, perubahan tersebut membutuhkan waktu.

Selain itu, perusahaan dengan banyak sistem dapat menghadapi masalah integrasi. Data dari satu sistem belum tentu memiliki format yang sama dengan sistem lainnya.

Namun, tantangan tersebut dapat dikurangi dengan penerapan secara bertahap. Perusahaan tidak harus mengatur semua data sekaligus.

Cara Menerapkan Data Governance

Perusahaan dapat memulai Data Governance dari kebutuhan yang paling penting.

1. Tentukan Tujuan

Pertama, tentukan alasan perusahaan membutuhkan Data Governance. Misalnya, untuk meningkatkan kualitas data pelanggan atau memperbaiki laporan bisnis.

2. Identifikasi Data Penting

Selanjutnya, tentukan data mana yang paling penting bagi operasional perusahaan. Prioritaskan data yang sering digunakan atau memiliki risiko tinggi.

3. Tentukan Pemilik Data

Setiap jenis data perlu memiliki pihak yang bertanggung jawab. Dengan begitu, masalah data dapat ditangani dengan lebih jelas.

4. Buat Standar Data

Buat aturan mengenai format, nama, definisi, dan kualitas data. Standar tersebut sebaiknya mudah dipahami oleh semua pengguna.

5. Atur Hak Akses

Tentukan siapa yang dapat melihat, mengubah, atau menghapus data. Akses juga dapat disesuaikan dengan peran setiap karyawan.

6. Lakukan Evaluasi

Data Governance perlu ditinjau secara berkala. Perubahan sistem, kebutuhan bisnis, dan aturan baru dapat membuat kebijakan perlu diperbarui.

Apakah Data Governance Hanya untuk Perusahaan Besar?

Tidak. Perusahaan kecil juga dapat menerapkan prinsip Data Governance.

Memang, perusahaan kecil mungkin belum membutuhkan struktur yang kompleks. Namun, aturan dasar seperti penamaan file, hak akses, standar data, dan backup tetap penting.

Dengan menerapkannya sejak awal, perusahaan dapat membangun kebiasaan pengelolaan data yang lebih baik.

Data Governance di Era AI

Penggunaan AI membuat kebutuhan Data Governance semakin penting. Sistem AI membutuhkan data untuk menghasilkan analisis, rekomendasi, atau output tertentu.

Namun, kualitas hasil AI juga dipengaruhi oleh kualitas data yang digunakan. Jika data tidak akurat, hasilnya dapat ikut bermasalah.

Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan siapa yang boleh menggunakan data untuk sistem AI. Informasi rahasia dan data sensitif tidak seharusnya dimasukkan ke platform AI tanpa aturan yang jelas.

Karena itu, Data Governance dapat menjadi salah satu dasar dalam penggunaan AI yang lebih aman dan bertanggung jawab.

Skill yang Dibutuhkan untuk Data Governance

Penerapan Data Governance membutuhkan kombinasi antara kemampuan bisnis dan kemampuan digital.

Beberapa skill yang relevan antara lain:

• Data Management
• Data Quality
• Data Security
• Data Analysis
• Database
• Data Visualization
• Data Privacy
• Business Intelligence
• Data Literacy

Tidak semua karyawan harus menjadi ahli data. Namun, setiap pengguna data perlu memahami aturan dasar dalam mengelola informasi.

Dengan literasi data yang baik, kebijakan Data Governance akan lebih mudah diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Checklist Dasar Data Governance

Sebelum menerapkan Data Governance, perusahaan dapat menggunakan checklist sederhana berikut:

• Apakah data penting sudah diidentifikasi?
• Apakah setiap data memiliki pemilik?
• Apakah format data sudah memiliki standar?
• Apakah kualitas data diperiksa secara rutin?
• Apakah hak akses sudah diatur?
• Apakah data sensitif mendapatkan perlindungan khusus?
• Apakah sumber data sudah diketahui?
• Apakah aturan penggunaan data sudah terdokumentasi?
• Apakah karyawan memahami aturan tersebut?
• Apakah kebijakan diperbarui secara berkala?

Checklist ini dapat menjadi langkah awal sebelum perusahaan membangun sistem Data Governance yang lebih lengkap.

Tingkatkan Kompetensi Data Bersama IBLU Academy

Pengelolaan data yang baik membutuhkan lebih dari sekadar teknologi. Tim juga perlu memahami cara menggunakan, membaca, dan menjaga data dalam pekerjaan sehari-hari.

IBLU Academy menyediakan berbagai program pelatihan dan sertifikasi untuk membantu meningkatkan kompetensi di bidang data, analytics, business intelligence, dan teknologi digital.

Dengan skill yang tepat, perusahaan dapat membangun budaya kerja yang lebih terarah dan berbasis data.

Hubungi IBLU Academy sekarang untuk mendapatkan informasi program, jadwal, dan pilihan pelatihan yang tersedia.