Dalam era digital saat ini, komunikasi bisnis yang efisien adalah kunci kesuksesan. Salah satu alat yang sangat berguna untuk mengelola komunikasi massal adalah Mail Merge di Google Docs.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu mail merge, mengapa ini penting, dan langkah-langkah praktis untuk melakukannya
Apa Itu Mail Merge Di Google Docs?
Mail merge adalah proses menggabungkan dokumen atau email dengan data yang dipersonalisasi untuk menciptakan salinan yang unik dari dokumen tersebut untuk setiap penerima.
Ini sangat berguna dalam situasi di mana Anda perlu mengirim banyak surat atau email dengan konten yang hampir sama, tetapi dengan beberapa perbedaan khusus untuk setiap penerima.
Mengapa Mail Merge Di Google Docs Penting?
Mail merge memiliki beberapa manfaat penting:
- Efisiensi. Ini menghemat waktu dan tenaga dalam mengirim pesan massal yang dipersonalisasi, yang dapat menjadi tugas yang sangat melelahkan jika dilakukan secara manual.
- Personalisasi: Dengan mail merge, Anda dapat menyesuaikan pesan Anda untuk setiap penerima, sehingga meningkatkan keterlibatan dan respon.
- Akurasi: Ini membantu menghindari kesalahan manusia dalam proses pengiriman massal, seperti kesalahan penulisan nama atau alamat.
Langkah Praktis untuk Mail Merge di Google Docs
1. Siapkan Sumber Data
Persiapkan spreadsheet atau sumber data yang lainnya dengan kolom yang berisi informasi yang ingin Anda masukkan ke dalam dokumen. Misalnya kita membutuhkan data nomor, nama perusahaan, dan alamat perusahaan seperti gambar berikut
2. Buat Dokumen Template
Buat dokumen template di Google Docs. Di dokumen ini, Anda dapat menambahkan tempat-tempat di mana Anda ingin menggabungkan informasi dari sumber data, seperti “Nama Perusahaan [Nama Perusahaan], “atau “[Alamat]”. Tempat-tempat ini disebut sebagai placeholders.
3. Install Add-ons bernama “MailMerge “
berikut merupakan cara untuk menginstall Add-ons “MailMerge” :
- Pergi ke Tab Menu Ekstensi
- Setelah itu pilih Add-on, dan klik Dapatkan Add-on
- Pada kolom pencarian, ketikkan “MailMerge”, kemudian tekan Enter
- Setelah muncul hasil pencarian , pilih Mail Merge dari Quicklution
- Klik Instal, kemudian klik lanjutkan
- Pilih Akun Google yang ingin disinkronkan
4. Pergi ke tab Menu Ekstensi, pilih Mail Merge dan klik Start
5. Setelah muncul tampilan Mailmerge di sebelah kanan komputer, kita dapat memilih sumber data
dengan memilih Open Spreadsheet atau Create Spreadsheet.
*Sebagai Praktik kita pilih Open Spreadsheet
6. Kita pilih data yang tadi telah kita impor sebagai data sumber, kemudian kita klik Select
7. Setelah itu kita dapat memberikan sedikit peraturan, seperti pada sheet berapa data kita berada
8. Tambahkan Placeholder:
- Pada posisi di mana Anda ingin memasukkan informasi dari sumber data, masukkan placeholder.
- Pada merge Field, pilih Nama Perusahaan, kemudian klik Add
- Setelah di Klik Add, maka akan tertambah placeholder bernama Nama Perusahaan disamping kata Pimpinan
9. Setelah memberikan Placeholder kita pilih jenis Letter dan kemudian kita klik Merge
10. Diatas tampilan Mail Merge, akan muncul notifikasi berapa surat yang akan di merge, kita pilih Yes
11. Tunggu sebentar sebagai proses Loading, dan untuk melihat file sudah sudah selesai kita klik link seperti gambar dibawah ini
Maka surat kita telah selesai diperbaruhi dengan menambahkan nama perusahaan dan alamat perusahaan. secara otomatis dengan hasil sesuai dengan jumlah sumber data yang ada.
Mail merge pada Google Docs sangat bermanfaat ketika Anda perlu menghasilkan dokumen-dokumen yang. berulang dengan sedikit perubahan dalam informasi.
Dengan bantuan add-on dan sumber data yang sesuai, Anda dapat menghemat waktu dan usaha dalam membuat dokumen yang personal dan sesuai dengan setiap entitas yang dituju.
Nah, jadi gimana nih? ingin lebih tau tentang lebih banyak fitur-fitur seputar Teknologi? Yuk klik dibawah ini jika ingin bekerjasama dengan iBLU Academy untuk menyelenggarakan Inhouse Training di Instansi/Lembaga Kamu
